El gran número de aplicaciones está cambiando el área de trabajo digital. Mientras que muchas aplicaciones de trabajo, como Slack, Evernote, Google Drive y Dropbox, ofrecen cierto rendimiento con todo lo relacionado a gestionar el tiempo para ayudarnos a elaborar listas, éstas también pueden llegar a perturbar el proceso de trabajo y reducen la productividad. Tal y como dice el refrán: el infierno está lleno de buenas intenciones.

La mayoría de los empleados cambian de aplicación 10 veces en una hora, lo que equivale a 32 días de productividad de trabajo perdidos, según nuevos estudios realizados por RingCentral, un proveedor de comunicación a través de internet y que ofrece soluciones de colaboración. El informe declara que los empleados usan una media de cuatro aplicaciones para comunicarse y un 20% que usan seis o más plataformas.

“Hoy en día el personal está bajo el asedio de una avalancha de aplicaciones para comunicarse. Ahora más que nunca, nuestra intención es difundir información a través de una gran variedad de aplicaciones diferentes y canales de comunicación”, dice Riadh Dridi, director de marketing de RingCentral. “Estas aplicaciones están diseñadas para impulsar nuestra productividad, sin embargo, la gestión de un sinfín de aplicaciones es complicada y tiene serias consecuencias para las empresas”.

Este estudio mostraba que hay un sentimiento generalizado de frustración. El 70% de los trabajadores afirman que están cuestionados por la gran cantidad de trabajo relacionado con la comunicación. Esta sobrecarga tiene un mayor efecto en la concentración y el ritmo de trabajo, y finalmente en la productividad, declaran.

Dicho esto, existen algunas diferencias entre los empleados: los trabajadores de más de 45 años todavía prefieren el correo electrónico, mientras que la generación Millennial y X se decantan por mensajearse en grupo. Los empleados entre 18 y 44 años (43%) son más propensos a utilizar herramientas de mensajes centralizados desde 46 a 60 minutos al día. Además, las mujeres son más propensas a considerar que la comunicación en grupo conducirían a mejorar el flujo de trabajo (69%) y a incrementar la organización (55%). Por último, dos de cada tres trabajadores (66%) solo quieren una única plataforma para comunicarse.

Por desgracia, sus jefes están ralentizando el cambio hacia una plataforma universal, dice RingCentral. Mientras que es muy probable que el 80% de los directores ejecutivos consideren que la labor de controlar su gran capacidad de comunicaciones es demasiado compleja, uno de cada cuatro directores (27%) consideran que los mensajes centralizados son la forma de comunicación más molesta. Es menos probable que los directores ejecutivos cuenten con un sistema de mensajería universal que ofrezca beneficios como productividad, ejecución más rápida de trabajo y facilidad para trabajar a distancia en comparación con los empleados que trabajen en puestos inferiores.

La conclusión de los empresarios es que, si bien las diferentes aplicaciones están destinadas a agilizar su flujo, en su lugar, han provocado una sobrecarga de aplicaciones que está reduciendo la productividad en las empresas de todo el mundo. A su vez, a los empleados les está costando cientos de billones de dólares al año. Para reducir el cambio de aplicaciones, los empresarios necesitan avanzar hacia una plataforma unificada.

Por su parte, los trabajadores deberían, no solo mostrar su frustración con el caos en el trabajo, sino que deberían aportar soluciones. Sin embargo, no hay una plataforma coherente que recopile todas estas distintas soluciones. La investigación de RingCentral descubre una tendencia que acerca a los trabajadores a un mejor ambiente de trabajo:

Impulsar una plataforma: Incluso al empleado más cualificado o capaz de llevar a cabo varias tareas a la vez, le resulta complicado combinar varias aplicaciones, dice RingCentral. El 66% prefieren una sola plataforma para comunicarse. Los trabajadores creen que una plataforma unificada les ayudaría a conseguir un mejor flujo de trabajo (67%), ser más productivos (65%), y conseguir que trabajar sea menos caótico (62%).

Impulsar la comunicación en grupo: para los empleados, las plataformas de mensajería son la forma menos molesta para comunicarse en el trabajo. Por el contrario, éstos encuentran a las reuniones no programadas, llamadas de teléfono y al correo electrónico mayores focos de distracción.